KWALITEIT EN VEILIGHEID BINNEN SANANET
Bij het ontwikkelen van een eCoach komt veel kijken. Het is uiteraard belangrijk dat de coaches zowel de zorgverlener als de patiënt ondersteunt bij de geleverde zorg. Bovenal moet dit op een veilige en verantwoorde manier gebeuren volgens Europese wetten en regelgeving. Aniek Vaassen is al meer dan 10 jaar werkzaam bij Sananet. In een eerdere nieuwsbrief vertelde zij over haar functie als contentmanager. Hiernaast vervult zij binnen het bedrijf ook de rol van kwaliteitsmanager. Wilt u meer lezen over wat dit inhoudt en wat Sananet voor maatregelen neemt op het gebied van kwaliteit en veiligheid?
Aniek Vaassen
Emy Vaesen
WERKEN MET EEN KWALITEITSMANAGEMENTSYSTEEM
Aniek Vaassen is al meer dan 10 jaar werkzaam bij Sananet. Naast de functie van contentmanager, is zij ook kwaliteitsmanager. In deze rol houdt zij samen met collega Emy Vaesen toezicht op het kwaliteitsmanagementsysteem binnen Sananet en beheren zij dit ook. Daarnaast coördineert Aniek taken die horen binnen verschillende processen en functies binnen het bedrijf. Aniek legt het volgende uit: ”In een kwaliteitsmanagementsysteem staat alles wat te maken heeft met kwaliteit en veiligheid. Denk hierbij aan de beschrijving van procedures, informatiebeveiliging, processen maar ook doelstellingen en de visie van het bedrijf in relatie tot kwaliteit en veiligheid. Een kwaliteitsmanagementsysteem kan ondersteunen om te voldoen aan wet- en regelgeving. Een voorbeeld hiervan is de privacywetgeving (AVG). Een bedrijf moet voldoen aan deze wet, maar mag zelf invullen hoe. Daarnaast werkt Sananet met medische- en privacygevoelige gegevens waarvan je niet wilt dat deze op straat belanden. Naast wet- en regelgeving zijn er ook verschillende normen waar je aan kunt voldoen en waarvoor je je als bedrijf kunt laten certificeren. Met zo’n certificaat toont een bedrijf aan dat het aan de normen voldoet. Vrijwel altijd komt een externe partij dit ook controleren. Er wordt dan bijvoorbeeld met medewerkers in gesprek gegaan om te kijken of procedures gevolgd worden zoals het hoort. Een certificaat is in de meeste gevallen 3 jaar geldig, maar elk jaar wordt een controle audit uitgevoerd. Kwaliteitsmanagement is dan ook een continu proces, waarbij je zowel het product als de organisatie blijft verbeteren. Sommige certificaten zijn verplicht en sommige ook niet. Door je zo volledig mogelijk te laten certificeren, wordt het een stuk makkelijker om ook te voldoen aan wetgeving. Zo beschikken wij bijvoorbeeld over het ISO27001 certificaat. Samen met het kwaliteitsmanagementsysteem geeft dit certificaat de richtlijn aan om procedures op te zetten en zo te kunnen voldoen aan wetgeving.” Sananet heeft op het moment ook een CE klasse I certificaat (Medical Device), onder de MDD wetgeving en een overgangsregeling voor de nieuwe MDR wetgeving. Onder de MDR wordt SananetOnline een klasse IIa product. We zijn bezig met de certificering hiervoor. Op dit moment liggen de documenten hiervoor ter review bij de Notified Body en zullen binnenkort de externe audits gaan plaatsvinden
WELKE MAATREGELEN NEEMT SANANET?
Aniek vertelt dat Sananet verschillende maatregelen neemt op zowel productniveau als bedrijfsniveau om geïdentificeerde risico’s te verkleinen: ”Wij maken bijvoorbeeld altijd afspraken met de klant op het gebied van informatiebeveiliging in een verwerkersovereenkomst. Ook wordt er streng omgegaan met wie wel en niet toegang heeft tot de gegevens van een patiënt. Tevens zijn er risico’s waar je in eerste instantie niet zo snel aan zou denken. Zo bestaat bijvoorbeeld het risico dat een patiënt zijn sessies in de coach niet invult en van de radar verdwijnt. Als dit voorkomt krijgen zorgverleners een melding in hun portaal waardoor ook de inactieve patiënten binnen beeld blijven en weer gemonitord kunnen worden. Bovenal is het belangrijk dat de medewerkers binnen Sananet verantwoord met data en informatie omgaan. Elke nieuwe medewerker moet een verklaring omtrent gedrag aanvragen, een geheimhoudingsverklaring tekenen en krijgt een presentatie over het beleid binnen Sananet waarin meer wordt verteld over het beleid betreft de kwaliteit en veiligheid. Tevens wordt een gedragscode gehanteerd waarin bijvoorbeeld is vastgelegd dat we een ‘Clear screen & clear desk’ beleid hebben. Dit houdt in dat een medewerker zijn of haar computerscherm altijd vergrendelt wanneer deze weggaat van de werkplek en dat privacygevoelige informatie op het bureau netjes wordt opgeborgen. Om te controleren of deze regels worden nageleefd, wordt regelmatig een interne audit uitgevoerd. ”
UITDAGING EN GROEI
We hebben Aniek ook gevraagd wat de uitdagingen zijn binnen haar functie: ” Een van de uitdagingen als kwaliteitsmanager is om een gezamenlijke werkwijze te creëren binnen het bedrijf waarbij voor iedereen duidelijk is hoe processen en maatregelen zijn ingericht. Door vrijwel volledig te zijn gecertificeerd heeft Sananet een enorme professionaliseringsslag doorgemaakt. Kwaliteit en veiligheid zijn altijd belangrijk geweest binnen Sananet, maar we zijn als bedrijf gegroeid, wetgeving is aangepast en software is vernieuwd. De risico’s zijn groter geworden de afgelopen jaren omdat de wereld ook digitaler is geworden. Het is daarom belangrijk dat wij hier als bedrijf bewust van zijn en hier vooral ook goed op anticiperen. Ik ben er trots op dat de medewerkers binnen Sananet hier ook bewust van zijn en dit goed oppakken met elkaar. Daarnaast heeft de directie ook een belangrijke functie wat betreft kwaliteitsmanagement. Als de directie dit niet hoog in het vaandel heeft staan, wordt het een stuk moeilijker om de taken goed uit te voeren want hier zal tijd en ruimte voor vrijgemaakt moeten worden. ”
Heeft u naar aanleiding van dit artikel nog vragen of bent u geïnteresseerd in een van onze coaches? Neem dan contact op met ons via 046-458 80 01 of via info@sananet.nl.